Project Description

ERP-Auswahl und Implementation

Schritt für Schritt die richtige Entscheidung

Key Facts 

Branche: 
Handel, e-commerce, Prozessfertigung

Simple: 
Auswahl und Integration der Supply-Chain Prozesse

Fast: 
12 Monate (von Auswahl bis Go-Live)

Digital: 
Zentralisierte Prozesse in ERP GUS OS

Lösung
ERP: ERP-Software: GUS-OS Suite

Zusammenfassung
Der junge, sehr schnell gewachsene Bio-Müslihersteller mymuesli steuerte sein Geschäft im ersten Jahrzehnt seines Bestehens wesentlich mit Hilfe eines selbst programmierten Webshops, an den weitere Systeme wie DATEV und GoogleSuite angebunden waren.

2013 beschloss mymuesli ein ERP einzuführen. Nach einem mehrjährigen Auswahlprozess bereits auf SAP fokussiert, kamen die Geschäftsführer aufgrund einer Empfehlung mit Zendigma ins Gespräch. Die sah sich das Unternehmen und seine Prozesse genau an und riet schließlich zur auf die Lebensmittelindustrie spezialisierten Business-Software von GUS.

Seither begleitet Andreas Petz mymuesli bei der schrittweisen Einführung des ERP, zunächst bei der Einführung im Lenkungskreis und Unterstützung der internen Projektleitung, dann bei der Vertragsgestaltung und Implementierung bis zum pünktlichen Go-live – und darüber hinaus.

Name
mymuesli GmbH

Branche
Nahrungsmittel

Website
www.mymuesli.com

Zahlen

  • Gegründet 2007
  • Multichannel-Vertrieb: online, eigene mymuesli-Stores, Lebensmitteleinzelhandel, Geschäftskunden
  • rund 750 Mitarbeiter
  • über 500 Produkte
  • in 7 Ländern am Markt

Produkte und Services
Bio-Müsli in Premiumqualität und mehr.

mymuesli vertreibt ein breitgefächertes Spektrum von Müsli- und anderen Food-Produkten für Endverbraucher und Geschäftskunden: Custom mixed-Müsli und Ready Mixes, Müsliriegel, Frühstücksdrinks, Porridge, Milchalternativen, Blatttee und Zubehör.

Profil
Individuelles Bio-Müsli, schnellwachsendes Geschäft

Die Studienfreunde Hubertus Bessau, Philipp Kraiss und Max Wittrock haben am 30. April 2007 weltweit das erste Online-Startup für individuelles Bio-Müsli gegründet. Seitdem kann man sich auf mymuesli.com aus rund 80 Zutaten und 566 Billiarden Kombinationsmöglichkeiten sein Lieblingsmüsli zusammenstellen. Das Passauer Unternehmen ist heute in 7 Ländern aktiv: Deutschland, England, Frankreich, Holland, Österreich, Schweden und die Schweiz. Mittlerweile sind immer mehr Produkte von mymuesli offline zu finden – zum Beispiel in vielen Supermärkten und in mehr als 40 eigenen mymuesli-Stores. Neben Müsli gehören mittlerweile auch Porridge, Bio-Blatttee und pflanzliche Milchalternativen zum Produktportfolio des Unternehmens. Das Unternehmen wuchs innerhalb eines Jahrzehnts auf über 750 Mitarbeiter an und vertreibt Müsli und weitere Food-Produkte – stets bio und Premiumqualität – über vier Kanäle: online, Supermärkte, rund 45 eigene Läden sowie Geschäftskunden.

Schrittweise Erfahrungen sammeln

Das ERP sollte schrittweise in mehreren Phasen eingeführt werden, da das Unternehmen zunächst Erfahrungen mit dem System sammeln wollte. In Zukunft
sollen nach und nach weitere Funktionalitäten aus dem Webshop herausgelöst und in das ERP integriert werden.

Die Projektziele im Einzelnen:

  • Auswahl eines geeigneten ERP-Anbieters, der die Gesamtverantwortung für die Einführung übernimmt
  • Implementierung in Phase 1: DATEV-Schnittstelle, Produktionssteuerung, Rezepturverwaltung, B2Bund Retail-Auftragsverwaltung, Einbindung des neuen Kassensystems der Filialen
  • Implementierung in Phase 2: Labor und Produktmanagement
  • Implementierung in Phase 3: integrierte Finance
  • Implementierung in Phase 4: integrierte Supply-Chain im ERP für den Webshop
  • Implementierung in Phase 5: automatische Rechnungskontrolle und Ablage sowie Datenanalyse mit Business-Intelligence-Software
  • Unterstützung des ERP-Managers beim Betrieb

Gemeinsam zum Go-live

Projektstart war im Oktober 2015 – Go-Live im Juli 2016. Andreas Petz analysierte die Prozesse von mymuesli, beriet das Unternehmen auf dieser Grundlage bei der Auswahl des ERP und stand von der Vertragsgestaltung bis zum Go-Live als Projektmanager an der Seite der mymuesli-Mitarbeiter.

Zu den Leistungen zählten insbesondere:

  • Beratung und Unterstützung für Prozessoptimierungen
  • Beratung Softwareauswahl
  • Auswahl der Lösungspartner
  • Prüfung der Verträge der Lösungspartner und Verhandlungen mit den Partnern
  • Projektmanagement
  • Steuerung des Lenkungskreises
  • Steuerung der Integrationstests
  • Unterstützung in der Konzeptionsphase
  • Optimierung und Betreuung nach dem erfolgreichen Go Live

Schritt für Schritt pünktlich und im Budget

Durch die schrittweise Integration einzelner Unternehmensbereiche ins ERP ist es zum einen gelungen, die Zeit- und Budgetplanung der einzelnen Implementierungs-Phasen einzuhalten. Zum anderen war so Gelegenheit für das Unternehmen, Erfahrungen mit dem ERP in einzelnen Gebieten zu sammeln und diese in den nächsten Projektphasen bewusst mitzunehmen.

Im Einzelnen:

  • Prozessorientierte Implementierung
  • Erprobte Projektmethodik statt Trial and Error
  •  Klarer Fokus und realistischer Umfang haben das Projekt händelbar gemacht
  • Entscheidung für GUS hat sich bewährt

Prozessorientierte Entscheidung, schlüsselfertige Umsetzung

Für mymuesli war das Thema ERP neu. Darum war es wichtig, die Entscheidung für den Anbieter nicht nur auf der Basis eines Lastenheftes zu fällen, sondern auf Grundlage der Analyse der Prozesse (wie sie dann von Andreas Petz vorgenommen wurde). Bei der Vertragsgestaltung und während der gesamten Implementierungs-Phase hatte mymuesli mit Andreas Petz einen erfahrenen Projektmanager an Bord. So wurde das ERP-System implementiert.

Darüber hinaus profitierte mymuesli von folgenden Vorteilen der Zendigma-Methode:

  • Branchenerfahrung
  • Begleitung des kompletten Prozesses von der
  • Auswahl der Lösungspartner bis zum Go-Live und darüber hinaus
  • Erfahrung bei der Vertragsgestaltung von Softwareprojekten (ein grundlegend wichtiger Schritt)
  • Schwerpunkt auf Geschäftsprozess- und Organisationsberatung (Lean Management) macht Prioritäten klar und ermöglicht Konzentration auf das
  • Wesentliche
  • Schlankes Implementierungsteam auf Kundenseite
  • Implementierung in budget und in time

Das sind die nächsten gemeinsamen Schritte:

Als nächstes wird Zendigma mymuesli bei der Auswahl und Implementierung des automatischen Rechnungsworkflows im Dokumentenarchiv unterstützen. Dann folgt die Unterstützung bei Auswahl und Implementierung der BI-Software.

Weiteres Wachstum

„ Die Einführung eines ERP ist immer eine Gelegenheit, sich die Prozesse genau anzuschauen. Das ermöglicht beste Entscheidung hinsichtlich des Anbieters und das sinnvollste Vorgehen bei der Implementierung. Und es ist die ideale Grundlage für das weitere Wachstum des Unternehmens. Dabei möchten wir mymuesli gern begleiten.“
Andreas Petz, Geschäftsführer Zendigma

„Wenn ich nochmal ein ERP einführen würde, dann von Beginn an mit einem Berater. Er sollte das Unternehmen und die infrage kommenden Systeme kennen. Mit Andreas Petz ist unser Projekt klarer und zielgerichteter geworden. Auf der Basis machen wir jetzt gern mit Zendigma weiter.“
Philipp Kraiss, Mitgründer mymuesliGmbH

„Durch den Einstieg von Andreas Petz in das Projekt wurde klar, dass das Lastenheft, das wir ganz am Anfang geschrieben hatten, viel zu umfangreich war. In Zukunft werden wir nur noch die nötigsten Funktionen in Lastenhefte schreiben und uns stattdessen auf die Prozesse konzentrieren. Andreas Petz hatte zudem eine klare Haltung dazu, wo unsere Verantwortung liegt und wo die des Software-Anbieters. Das hat uns bei der Vertragsgestaltung sehr geholfen. Insgesamt hatten wir das Projekt mit ihm viel besser im Griff. Darum werden wir auch für die Weiterentwicklung unseres ERP wieder mit Zendigma zusammenarbeiten.“
Uli Flatter, IT-Projektverantwortlicher bei mymuesli

„Wenn ich nochmal ein ERP einführen würde, dann von Beginn an mit einem Berater. Er sollte das Unternehmen und die infrage kommenden Systeme kennen. Mit Andreas Petz ist unser Projekt klarer und zielgerichteter geworden. Auf der Basis machen wir jetzt gern mit Zendigma weiter.“

Philipp Kraiss, Mitgründer mymuesli GmbH