Enterprise Ressource Planning System (ERP)

Was ist ein ERP System?

Definition ERP:

Ein "Enterprise Ressource Planning System", kurz ERP System bedeutet übersetzt Geschäftsressourcenplanung. Es handelt sich um eine Business Software, welche die Steuerung, Unterstützung und Bündelung von Geschäftsprozesse intern umfasst, die zur Führung eines Unternehmens notwendig sind. Das ERP bündelt also alle internen Abläufe in einem Programm. Dies geschieht in so gut wie allen Bereichen. Im Personalwesen, Logistik, Fertigung bis hin zu Services, Beschaffung und weiteren. Mit einem ERP System kann ein gesamtes Unternehmen geführt werden, einschließlich seiner Prozesse.

Es ist sozusagen das Herzstück eines Unternehmens.

Was macht eine ERP Software eigentlich?

Generell steuert ein ERP System alle Abläufe eines Unternehmens entlang der Supply Chain. Von der Anfrage und dem Auftrag über Einkauf und Produktion bis hin zu Auslieferung an den Kunden. Aber auch die Lagerhaltung und Lagerbestände werden im ERP System gemanagt. Hierfür sind Stammdaten wie Material, Stücklisten, Arbeitspläne, Kunden und Lieferanten notwendig. 

Im Bereich Human Resources beispielsweise hilft es zum einen, die Mitarbeiter zu verwalten, aber auch deren Abrechnungen einzusehen. Zudem kann es durch Kalkulationen die interne Karriereplanung unterstützen.

In dem Bereich Produktion hilft ein ERP System unter anderem bei der Produktionsplanung und in der Werkstatt. Hier steuert es und erfasst die Betriebsdaten.

Auch in der Warenwirtschaft und in der Logistik hilft das ERP. Hier schafft es einen Überblick über Einkäufe, Lagerverwaltungen und den Vertrieb. Es können Bestellungen und Bestände überwacht und gesteuert werden.

Ein weiteres Beispiel ist der Bereich Finanzen. Ein ERP System erleichtert hier die Buchhaltung sowie das Controlling durch Echtzeit-Einblicke in Abläufe. Dies ist hilfreich, wenn Erträge und Aufwendungen effektiv abgewickelt werden sollen.

Was sind Vor- und Nachteile eines ERP Systems?

Wie man bereits raushören kann, hat ein ERP System viele Vorteile durch die Funktionen, die es mit sich bringt.

Ein großer Vorteil ist beispielsweise, dass alles innerhalb einer Software geschieht. Es wird eine gemeinsame Datenbasis gebildet. Ein Unternehmen braucht also ein ERP System für alle Vorgänge was potenzielle Fehler oder Fehlerquellen eliminiert. Es entstehen beispielsweise keine doppelten Datensätze, da das System nur einmal Daten aufnimmt. Dies wiederum führt zu einer dauerhaften Kostensenkung, durch den reduzierten Verwaltungsaufwand.

Ein weiterer Vorteil ist die Einheitlichkeit und Transparenz. Wie bereits zuvor beschrieben vernetzt ein ERP System verschiedene Unternehmensbereiche miteinander. Damit können alle von einheitlichen und vollständigen Informationen profitieren.

Außerdem profitiert das Unternehmen, welches ein ERP System implementiert von Prozessoptimierung. Bereits bei der Einführung eines ERP Systems werden Workflows und Prozesse auf den Prüfstand gestellt. Darauf folgt die Optimierung, die meist durch Anbieter von ERP Softwares unterstützt werden.

Von Vorteil ist auch die verbesserte Zusammenarbeit innerhalb der Teams. Durch integrierte Module, oder Schnittstellen zum ERP System kann die elektronische Zusammenarbeit auch E-Collaboration verbessert werden. Dies erfolgt beispielsweise durch Dokumentenmanagement (DMS)- und Projektmanagement Systeme.  Durch die Versionsverwaltung, können Teams an unterschiedlichen Orten mit denselben Dokumenten und Informationen zusammenarbeiten.

Ein ERP System kann jedoch auch Herausforderungen und Nachteile mit sich bringen.

Schon bei der Einführung bedarf es an viel Zeit. Die Vorbereitung ist das A und O in einer ERP-Auswahl. Generell benötigt ein ERP Projekt volle Aufmerksamkeit und darf nicht auf die leichte Schulter genommen werden. Dies kann langfristige Schäden mit sich tragen.

Ein ERP System löst außerdem keine fehlerhaften und ineffiziente Prozesse. Wenn diese zuvor nicht behoben und verbessert wurden, werden sie weiterhin im ERP System vorhanden sein und müssen dann optimiert werden.

Wichtig ist zudem auch immer Mitarbeiter in so ein Projekt miteinzubeziehen. Mitarbeiter, die das System aus diversen Gründen nicht annehmen möchten, können weitreichende Auswirkungen haben. Eine neue Software bringt auch immer neue Geschäftsprozesse mit sich, die wiederum neue Arbeitsweisen verlangen. Geschehen kann dies beispielsweise durch Schulungen. Aber auch bereits dadurch Mitarbeiter in den Entscheidungsprozess mit einzubinden. Sie sollten ihre Meinungen, Wünsche und Sorgen äußern, die dann beachten werden können.

Eine ERP-Software ist zudem immer mit diversen Kosten verbunden.

Wie viel kostet ein ERP System eigentlich?

Die Kosten eines ERP-System sind abhängig von verschiedenen Faktoren. Die Größe des Unternehmens, die Bereiche, dem Anbieter, die Länge des Projektes etc. Unterschieden werden können beispielsweise:

- Kosten für einen externen ERP-Anbieter:

Diese beinhalten meist den Erwerben der Lizenzen und Anzahl der User sowie die Implementierung selbst.

- Hauptkosten für das ERP-System:

Diese richten sich nach den Anforderungen die in einem Lastenheft bestimmt werden, die Anzahl der Mitarbeiter, die mit dem ERP Programm arbeiten werden sowie die Anpassung des ERP an das Unternehmen selbst auch Customizing genannt.

- Kosten für Schulungen für Mitarbeiter:

Hierbei handelt es sich zum einen um die tatsächliche Schulungen, die benötigt werden um die Mitarbeiter zu onboarden. Aber auch um die Kosten der fehlenden Arbeitszeiten, die nicht gearbeitet werden konnten, auf Grund der Schulungen. Also ein internen Kostenfaktor, der ebenfalls eine Große Rolle spielt. 

- Zukünftige Kosten wie Service und Wartungen des Systems:

Nach der Auswahl und Implementierung muss ein ERP System ebenfalls gewartet werden. Meist wird ein Wartungsvertrag vereinbart, in dem die jährlichen Gebühren festgehalten werden. 

Was sind Beispiele für ERP-Softwareanbieter?

Zu den bekanntesten ERP-Anbietern gehören SAP, Oracle und Microsoft. 

 

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