ERP Implementierung

Sobald anhand eines genauen und ausführlichen Entscheidungsprozesses der richtige ERP Anbieter gefunden wurde, sowie alle notwendigen Schritte zur Auswahl des richtigen ERP Systems vorgenommen wurden, kann nun die Implementierung des ERP Systems in einem Unternehmen erfolgen. Diese stehen oftmals vor einer großen Herausforderung, da es bei einer Softwareimplementierung viel zu beachten gibt. 

 

Was bedeutet Implementierung?

Unter Implementierung im Bereich Software versteht man allgemein die Installation, Einführung und/ oder Inbetriebnahme von festgelegten Prozessen oder generell Strukturen in einem Computerprogramm. Voran geht immer ein zuvor genau geplantes Konzept mit definierten Funktionalitäten und abzubildenden Prozessen. Diese können Funktionen, Algorithmen oder ganze Programme sein. 

Wie ist der Ablauf einer ERP Implementierung?

Eine ERP-Einführung erfolgt meist schrittweise, damit das ERP-System mit dem gewünschten Nutzen und ohne Einschränkungen funktionieren kann. 

Bei der ERP-Auswahl wurde bereits ein Lastenheft mit den entsprechenden Anforderungen des neuen ERP-Systems erstellt. 

Der ausgewählte ERP-Anbieter erstellt anschließend ein sogenanntes Pflichtenheft. In diesem werden alle Aufgaben und Prozesse speziell für die ERP-Einführung schriftlich und detailliert festgehalten, wie beispielsweise Anpassung des Programms. Es dient zum Sichern des Leistungsumfangs von beiden Seiten und wird nach erfolgreicher Prüfung Vertragsbestandteil. 

Ist dieser Schritt beendet, erfolgt die Installation einer Testversion des ERP-Systems. Dieser Schritt soll helfen, möglichst früh ein erstes lauffähiges Geschäftsprozess-Modell mit ersten Ergebnissen zu erhalten, um dann auf dieser Grundlage systematisch und effizient weiter arbeiten zu können. 

Einer der wichtigsten Punkte folgt nun: Die Schulung der Mitarbeiter. Generell können entweder alle Mitarbeiter oder nur ausgewählte Mitarbeiter, sogenannte Key User, die bereits fest im Projekt integriert sind, mit eingebunden werden. Sollten nur die Key User integriert werden, können Kosten gespart werden. Jedoch kann es auch zu einem erhöhten internen Zeitaufwand kommen, da das durch die Schulung generierte Wissen, an die Kollegen weitergegeben werden muss. Ziel der Schulung ist es, entweder alle Mitarbeiter oder nur das Kernteam frühzeitig für das neue ERP System bestmöglich durch Schulungsunterlagen und Prozessdokumentationen zu schulen.

Wurden alle Abläufe dokumentiert und alle Beteiligten abgeholt, kann der nächste Schritt erfolgen, die Integrationstests. 

Durch diese wird ein reibungsloser Ablauf sichergestellt und Fehler aufgedeckt. Es handelt sich hierbei um Einzeltests, die dazu dienen, verschiedene voneinander abhängige Komponenten des ERP-Systems im Zusammenspiel miteinander zu testen. Außerdem soll Klarheit über den Status des Projektes aufgezeigt werden, wie beispielsweise wie gut die Mitarbeiter das System bedienen können, Prozessverständnis, Qualität der Daten und so weiter. 

Da alle notwendigen Schritte abgearbeitet wurden, folgt die Go-Live, also die erstmalige Inbetriebnahme des neuen ERP Programms. Hierfür sollte das alte System für die End-User vollständig ausgeschaltet werden (nicht für das Unternehmen), um Verwirrung und Gewohnheiten zu vermeiden. 

Was sollte man bei einer ERP Implementierung beachten?

Bei einer der Einführung des neuen ERP-Systems sind viele Dinge zu beachten. Diese können beispielsweise sein:

1. Vorbereitung ist das A und O

Damit die ERP Implementierung reibungslos ablaufen kann, bedarf es einer genauen Vorbereitung im Vorfeld. Bereits vor der ERP Auswahl müssen viele Punkte hinsichtlich des Projektes ERP beachtet werden, wie beispielsweise die Auseinandersetzung mit den internen Prozessen, generelles Projektmanagement, Projektziele, und so weiter.

2. Eindeutige Zielsetzung

Das Unternehmen sollte im Vorfeld genau definieren was sein Ziel ist und was mit dem neuen ERP-System erreicht werden soll, um Fehler und Kosten zu vermeiden. Nur so kann effizient und effektiv gearbeitet werden. 

3. Offenheit für den Umschwung (Change Management)

Die Einführung einer ERP Software bedeutet immer eine große Veränderung innerhalb des Unternehmens, an die sich Mitarbeiter erst gewöhnen und anpassen müssen. Dieser Teil wird auch Change-Management-Prozess bezeichnet.  Unmut ist hier normal, da das alte bewährte System oftmals bereits Jahre in Betrieb ist Mitarbeiter in ihren alltäglichen Abläufen daran gewöhnt sind. Anpassung geschieht im ersten Schritt durch Offenheit gegenüber Neuem. Durch frühzeitiges Miteinbeziehen und Vertrauen schaffen für die Thematik kann spätere Unmut vermieden werden. 

4. Zeitfaktor

Nicht nur die Projektvorbereitung, sondern auch die Umsetzung eines ERP Systems braucht Zeit. Denn das System muss auch im Unternehmen erst reifen. So wird ein neues ERP System in der Regel auch in Phase durchgeführt um so Stück für Stück Verbesserungen geschaffen zu können. Das eine ERP Software effektiv funktioniert und bedient werden kann, braucht daher Zeit, Geduld und Know-how.

5. Anforderungen und Systemvoraussetzungen

Dadurch dass immer leistungsfähigere Softwares im Bereich ERP entwickelt wurden, haben sich damit auch die Anforderungen und Systemvoraussetzungen verändert, die erfüllt werden müssen, um ein ERP-System implementieren zu können. Stichwörter sind hierbei beispielsweise Datenbank, Applikationen und Front-Ends.