ERP Auswahl

Ist die Entscheidung getroffen worden ein Enterprise Ressource Planning System (kurz: ERP-System) ins Unternehmen zu integrieren oder durch ein neues System zu ersetzen, ist damit schon mal ein Meilenstein geschafft. Aber die Wahl des richtigen ERP Systems stellt die Beteiligten mindestens vor eine genauso große Herausforderung. Den wie ein bunter Blumenstrauß muss, die ERP-Auswahl aus vielen verschiedenen Komponenten erfolgen wie beispielsweise Branche, Technologie, Funktionsumfang, Skalierbarkeit auf unterschiedlichen Unternehmensgrößen (z.B. Anzahl der User und Standorte) und so weiter.

Ziel ist es zum einen, eine passende ERP Software zum eigenen Unternehmen sowie den damit einhergehenden Anforderungen auszuwählen. Zum anderen sollte auch der ERP-Anbieters genau analysiert werden. Er sollte viel Erfahrung in der jeweiligen Branche sowie in Projektmanagement vorzeigen können. Da das System mehrere Jahre im Betrieb sein wird, hilft eine systematisches Vorgehen, um Risiken und Fehler zu vermeiden.

Wie erfolgt eine typische ERP Auswahl?

1. Vorarbeit

Bevor die Auswahl eines ERP Anbieters mit der passenden Software erfolgen kann, müssen ein paar Dinge im Vorfeld beachtet werden. Ist die Projektvorbereitung, die IST-Aufnahme der Prozesse, die Soll Konzeption sowie die Potentialanalyse erfolgt, kann auf diesen Punkten aufbauend die Software-Auswahl begonnen werden. Dies ist der erste Projektabschnitt im Gesamtprojekt, bei dem die Software eine Rolle spielt. In allen vorherigen Schritten lag der Fokus immer auf Struktur und Prozessen, um damit die bestmögliche Basis für die Auswahl und die darauffolgende ERP Implementierung zu bilden.

2. Generelle Anforderungen an das ERP-System festlegen

Hier wird festgehalten, welche Funktionen und Workflows die Software in der Zukunft unterstützen soll, welche Ziele mit der Einführung erreicht werden sollen, sowie das Überprüfen, ob zukünftige Strategien in der Software abgedeckt werden.

3. Anforderungen in ein Lastenheft festhalten

Einer der wichtigsten Meilensteine bei der ERP-Auswahl sind die Ausschreibungsunterlagen. Diese werden anhand des vorher präzise definierten Unternehmensbildes erstellt. Sie haben das Ziel, den Aufwand für den zukünftigen Anbieter zu reduzieren und ermöglicht eine ernsthafte Auseinandersetzung mit dem Projekt.

Ein Teil der Ausschreibungsunterlagen ist unter anderem der Anforderungskatalog, auch bekannt als Lastenheft. Er ist mit unter der wichtigste Teil, denn mit der Definition der Anforderungen an das ERP-Systems steht und fällt der Projekterfolg. Ein Anforderungskatalog, enthält eine detaillierte Funktions- und Prozessbeschreibung was von dem neuen ERP-System oder auch dem Anbieter erwartet wird. Die Prozessbeschreibung nimmt den wichtigsten Teil des Anforderungskatalogs ein. Hier werden die bereits vorher designten Soll-Prozesse inklusive Verantwortlichkeiten, Schnittstellen und Rollen beschrieben. Weitere Inhalte des Anforderungskatalogs können sein:

⁃ Funktionale Anforderungen: Dies legt die Erwartungen des ERP-Systems fest,  

z.B. Effizienz (Wirtschaftlichkeit, Antwortzeit), Zuverlässigkeit (Systemreife, Fehlertoleranz),

⁃ Technische Anforderungen: Unter diesen versteht man die technischen Aspekte, die notwendig sind, um ein Projekt erfolgreich abzuschließen.

z.B. Betriebssystem oder Datenbank

- Informationen über das Unternehmen und das Marktumfeld 

z.B. Wettbewerber

- den Zeitplan des ERP-Projektes

⁃ Anforderungen an den zukünftigen Anbieter

z.B. Sprache, Referenzen

Die Anforderungen aus dem Lastenheft oder Anforderungskatalog werden dann zum Pflichtenheft, welches die Grundlage für die Vertragsverhandlungen bildet. 

4. Marktrecherche und Selektierung

Im nächsten Schritt erfolgt eine Marktrecherche. Hier werden alle passenden und am Markt agierenden ERP-Anbieter analysiert, bewertet und ausgewählt. Daraus ergibt sich die Ausschreibung, bei der die ausgewählte ERP-Anbieter angeschrieben und die vorher entworfenen Ausschreibungsunterlagen versendet werden.

5. Eingrenzung der Anbieter

Die Zahl der Anbieter, die in Betracht kommen reduziert sich so Stück für Stück. Es werden i.d.R. zwei ERP Anbieter ausgewählt, mit denen anschließend ein zweitägiger Prozessworkshop stattfindet. In dem Workshop geht es darum, die Anbieter und deren ERP-Systeme genau kennen zu lernen und diese anhand Prozesse dargestellt zu bekommen.  Dies soll die Entscheidungsfindung erleichtern und für ein so präzises Bild wie möglich sorgen.

6. Referenzbesuche

Es bietet sich immer an von Kunden des jeweiligen Anbieter Feedback und auch Erfahrungen einzuholen. Hierdurch können Gemeinsamkeiten und auch Einblicke in die Projekte gewonnen werden. 

7. Vertragsverhandlung

Im letzten Schritt wird die Entscheidung für ein ERP-System gefällt. Hierfür wird dann die rechtliche Grundlage für die Software-Einführung designt, woraufhin dann Vertragsschluss und die Abnahme des Pflichtenhefts erfolgt.

 

Die ERP Auswahl kann oftmals für Unsicherheit und Ratlosigkeit sorgen. Das ist normal und verstehen wir zu gut! Gerne unterstützen wir Sie in bei der Wahl des richtigen Anbieters und ERP-Systems und entlasten Sie und Ihre Ressourcen damit.

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