Dokumentenmanagementsystem (DMS)

Was ist ein DMS?

DMS Definition:

Beim Vertragsmanagement kommt es vor allem auf einen logischen und effizienten Workflow an und zeitkritische Faktoren müssen berücksichtigt werden, insbesondere bei der Unterzeichnung wichtiger Verträge. Aber was passiert mit diesen Dokumenten, wenn sie unterzeichnet sind und das Projekt abgeschlossen ist?

Auch die Archivierung ist ein wichtiger Bestandteil des Vertragsmanagements und erfordert viel Aufmerksamkeit. Dazu wird in der Regel ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) eingesetzt.

Aufgabe des DMS ist es, alle wichtigen zu prüfenden und zu archivierenden Dokumente revisionssicher aufzubewahren und berechtigten Mitarbeitern zugänglich zu machen. Dazu gehören zum Beispiel Verträge, aber auch Lieferscheine, Rechnungen, Websites und Word-Dokumente.

Wie funktioniert das DMS?

Archivierte Dokumente werden in elektronischen Dokumentenmanagementsystemen automatisch katalogisiert, kategorisiert und mit Metatags versehen.

Jedes Dokument und seine Metadaten bilden eine Einheit. Die Struktur eines DMS kann zwei Formen annehmen. Im ersten Fall werden Dokumente zusammen mit Metadaten in einer Datenbank gespeichert.

Im zweiten Fall werden nur die Metadaten in der Datenbank gespeichert. Die zugehörigen Dokumente werden im Dateisystem abgelegt und referenziert. Alle elektronischen Dokumente können mit einer DMS-Software digitalisiert und zentral verwaltet werden. Die saubere Digitalisierung bisher nur gedruckter Dokumente sorgt für Ordnung im Unternehmen.

Vorteile von Dokumentenmanagement?

Unternehmen haben es heute mit einer Vielzahl unterschiedlicher Dokumente zu tun: Original Papierdokumente wie Briefe oder Verträge, PDFs und elektronische Dokumente wie Dokumente und E-Mails.

In den meisten Unternehmen werden die Dokumente kopiert, gedruckt, weitergeleitet, verteilt und an verschiedenen Orten abgelegt. Die Suche nach wichtigen Informationen wird immer komplizierter. Das führt zu langwierigen Arbeitsabläufen und überlasteten Mitarbeitern.

Die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems kann helfen, die täglichen Herausforderungen eines Unternehmens zu meistern. Gute Gründe für den Einsatz eines DMS-Systems sind:

- Mehr Platz: Das DMS-System verwandelt Ihre Ordner und unzählige Papierstapel in gestochen scharfe elektronische Dokumente.

- Datensicherheit und Datenschutz: Dokumente können sicher verwaltet werden, da alle Daten unter höchsten Sicherheitsstandards übertragen werden. Die Dokumente sind geschützt, da sie unveränderlich und fälschungssicher archiviert werden.

- Mehr Zeit: Im zentralen Archiv sind alle Dokumente schnell auffindbar.

- Kostenreduktion: Durch den Einsatz eines DMS können Kosten für Archive und Büromaterial stark reduziert werden.

- Kann überall verwendet werden: Es kann von überall auf Ihre Dokumente zugegriffen werden. Dokumente überall öffnen und bearbeiten – auch unterwegs.

- Zufriedene Mitarbeiter: Dank der übersichtlichen Struktur des DMS-Systems können Geschäftsprozesse optimiert werden. Außerdem werden Mitarbeiter entlastet.

Auswahl und Einführung DMS

Die Auswahl und Einführung eines Dokumentenmanagementsystems stellt für viele Unternehmen eine Herausforderung dar, beginnend mit einer genauen Analyse aller bestehenden Dokumenten- und Informationsprozesse im Unternehmen.

Die wichtigsten Kriterien bei der Auswahl einer DMS-Software sind neben der Komplexität und Art der Aufgabenstellung der Umfang der Software-Funktionalität als Standard, die Flexibilität der DMS-Software, die Benutzerfreundlichkeit und die Integration mit anderen unternehmensnahen Bereichen ihres Unternehmens.

Nachdem das Unternehmen sich Gedanken zu den oben genannten Punkten gemacht hat, sollten diesen in einem Lastenheft oder einer Bibliothek festgehalten werden, um dann ein passendes DMS für sich auswählen zu können. Die technische Umsetzung erfolgt dann nach den Anforderungen des Unternehmens sowie die Installation der Software auf einem eigenem Server und Client (klassische On-Premise Variante) als Cloud- Lösung oder in einer hybriden Umgebung. Die Konfiguration des Systems und die genaue Anpassung an Ihre Anforderungen bestimmen das weitere Vorgehen.

Während der Implementierungsphase wird die Lösung kundenspezifisch konfiguriert und anschließend getestet. Gleichzeitig wird die Datenübertragung vorbereitet und getestet. Danach ist das DMS einsatzbereit und die Mitarbeiter werden im Umgang mit dem neuen DMS geschult.

Die Suche nach einem passenden Dokumentenmanagementsystem überfordert Sie? Das können wir gut verstehen! Wir helfen Ihnen gerne bei der Auswahl und der Einführung eines für Sie perfekt zugeschnittenen DMS.

Wie gehen wir dabei vor? In erster Linie verschaffen wir uns einen Überblick über Ihre Unternehmenseigenen Prozesse, um dann gemeinsam mit Ihnen ein geeignetes System zu finden!

Nehme Sie hier Kontakt mit uns auf! Wir freuen uns!