DMS Implementierung

Sobald anhand eines genauen und ausführlichen Entscheidungsprozesses der richtige DMS Anbieter gefunden wurde, sowie alle notwendigen Schritte zur Auswahl des richtigen DMS vorgenommen wurden, kann nun die Implementierung oder auch Einführung des DMS in einem Unternehmen erfolgen. Diese stehen oftmals vor einer großen Herausforderung, da es bei einer Softwareimplementierung viel zu beachten gibt. Aus diesem Grund ist es ratsam in Schritten vorzugehen.

Was bedeutet Implementierung?

Unter Implementierung im Bereich Software versteht man allgemein die Installation, Einführung und/ oder Inbetriebnahme von festgelegten Prozessen oder generell Strukturen in einem Computerprogramm. Voran geht immer ein zuvor genau geplantes Konzept mit definierten Funktionalitäten und abzubildenden Prozessen. Diese können Funktionen, Algorithmen oder ganze Programme sein. 

Wie ist der Ablauf einer Implementierung?

1. Vorarbeit

Die Vorarbeit ist das A und O bei der DMS-Implementierung. Aus diesem Grund erfolgt sie bereits zu Beginn meist vor der DMS Auswahl. Hier wurde ein Lastenheft mit allen Anforderungen an das neue DMS erstellt. Das bedeutet alle Ziele, die mit der Software erreicht werden sollen wurden verschriftlicht.

2. Pflichtenheft

Anschließend erfolgt die Erstellung eines Pflichtenhefts mit dem ausgewählten DMS-Anbieter. In diesem werden alle Aufgaben und Prozesse speziell für die DMS-Einführung schriftlich und detailliert festgehalten, wie beispielsweise die Anpassung des Programms. Es dient zum Sichern des Leistungsumfangs von beiden Seiten und wird nach erfolgreicher Prüfung Vertragsbestandteil.

3. Testversion

Ist dieser Schritt beendet, erfolgt die Installation einer Testversion des DMS. Dieser Schritt soll helfen, möglichst früh ausgewählte Prozesse zu erstellen oder zu erarbeiten, wie beispielsweise die Unterstützung eines DMS bei der Rechnungsfreigabe. Dies ermöglicht die ersten Ergebnisse zu erhalten, um dann auf dieser Grundlage systematisch und effizient weiter arbeiten zu können.

4. Schulung der Mitarbeiter

Einer der wichtigsten Punkte folgt nun: Die Schulung der Mitarbeiter. Generell können entweder alle Mitarbeiter oder nur ausgewählte Mitarbeiter, sogenannte Key User, die bereits fest im Projekt integriert sind, mit eingebunden werden. Sollten nur die Key User integriert werden, können Aufwände gespart werden. Jedoch kann es auch zu einem erhöhten internen Zeitaufwand kommen, da das durch die Schulung generierte Wissen, an die Kollegen weitergegeben werden muss. Sinnvoll ist es zudem aus den betroffenen Abteilungen, der IT und dem Management, mindestens eine Person in das Projekt miteinzubeziehen.

Ziel der Mitarbeiterschulungen ist es, entweder alle Mitarbeiter oder nur das Kernteam frühzeitig für das neue DMS bestmöglich durch Schulungsunterlagen und Prozessdokumentationen zu schulen.

5. Integrationstest

Wurden alle Abläufe dokumentiert und alle Beteiligten abgeholt, kann der nächste Schritt erfolgen, der Integrationstests.

Durch diese wird ein reibungsloser Ablauf sichergestellt und Fehler aufgedeckt. Hierbei wird der Prozess einmal durchgespielt, um die verschiedenen voneinander abhängigen Komponenten des DMS im Zusammenspiel miteinander zu testen. Außerdem soll Klarheit über den Status des Projektes aufgezeigt werden, wie beispielsweise wie gut die Mitarbeiter das System bedienen können, Prozessverständnis, Qualität der Daten, und so weiter.

6. Go-Live

Da alle notwendigen Schritte abgearbeitet wurden, folgt der Go-Live, also die erstmalige Inbetriebnahme des neuen DMS. Hierfür sollte das alte System für die End-User vollständig ausgeschaltet werden (nicht für das Unternehmen), um Verwirrung und Gewohnheiten zu vermeiden.

Was sollte man bei einer DMS Implementierung beachten?

Bei einer der Einführung des neuen DMS sind ein paar Dinge zu beachten. Diese können beispielsweise sein:

1. Vorbereitung ist das A und O

Damit die DMS Implementierung reibungslos ablaufen kann, bedarf es einer genauen Vorbereitung im Vorfeld. Bereits vor der DMS Auswahl müssen viele Punkte hinsichtlich des Projektes Dokumentenmanagementsystem beachtet werden, wie beispielsweise die Auseinandersetzung mit den internen Prozessen, generelles Projektmanagement, Projektziele, und so weiter.

2. Eindeutige Zielsetzung

Das Unternehmen sollte im Vorfeld genau definieren was sein Ziel ist und was mit dem neuen DMS erreicht werden soll, um Fehler und Kosten zu vermeiden. Nur so kann effizient und effektiv gearbeitet werden.

3. Wert auf einen modularen Aufbau des DMS legen

Hiermit ist die einzelne Programmierung von Modulen wie beispielsweise Rechnungseingangsworkflow, E-Mail-Archivierung, digitale Signaturen, OCR-Erkennung usw. gemeint, die dabei auch jeweils allein voll funktionsfähig sind. Hierdurch kann Schritt für Schritt mit der Digitalisierung der Dokumente begonnen werden. Zudem kann eine genaue Anpassung auf die Bedürfnisse des Unternehmens gegenwärtig und zukünftig erfolgen. Diese Erweiterungsmodule sorgen zudem dafür das ein DMS nicht nur ein Archiv ist, sondern auch interne Prozesse digital optimiert. Vom digitalen Rechnungseingang, sowie -ausgang, über das Human Resources Management bis hin zur Lagerverwaltung.

4. Offenheit für den Umschwung (Change Management)

Die Einführung eines DMS bedeutet eine Veränderung innerhalb des Unternehmens, an die sich Mitarbeiter erst gewöhnen und anpassen müssen. Dieser Teil wird auch Change-Management-Prozess bezeichnet. Unmut ist hier normal, da Mitarbeiter an die Papierform der Dokumente in ihren alltäglichen Abläufen gewöhnt sind und die digitale Form oftmals neu ist. Anpassung geschieht im ersten Schritt durch Offenheit gegenüber Neuem. Durch frühzeitiges Miteinbeziehen und Vertrauen schaffen für die Thematik kann spätere Unmut vermieden werden. 

 

Gerne  beraten wir Sie ausgiebig zum Thema DMS von der Auswahl bis zur Implementierung. 

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