DMS-Auswahl

Ist die Entscheidung gefallen ein Dokumentenmanagementsystem (kurz: DMS) ins Unternehmen zu integrieren, ist damit schon mal ein Meilenstein in Richtung eines papierlosen Büros geschafft. Denn viele Unternehmen scheuen sich vor der Einführung, da zu viele Prozesse und vorhandene Ordnerstrukturen verändert werden müssen und der Aufwand zu hoch erscheint. Doch die Auswahl und Implementierung eines DMS hat viele Vorteile und erleichtert alltägliche Arbeitsabläufe. Es sorgt zudem für effizientere und effektivere Abläufe. Damit jedoch das perfekte DMS für das Unternehmen ausgewählt werden kann, sind einige Aspekte zu beachten.

Wichtig ist immer das vorangegangen Ziel in Fokus zu haben. Zum einen soll eine schnellere Durchlaufzeit geschaffen werden sowie die Möglichkeit notwendige Informationen zum richtigen Zeitpunkt am richtigen Ort zur Verfügung zu stellen. Zum anderen sollen Bearbeitungszeiten verkürzt werden, freie Kapazitäten für neue Funktionen im Unternehmen geschaffen werden und auch Kosten gespart werden. Hierfür muss das optimale System ausgewählt werden.

Wie erfolgt eine typische DMS Auswahl?

1. Vorarbeit

Wichtig ist zu Beginn eine umfassende und präzise Planung durchzuführen. Damit können Probleme, Wünsche und Ziele der Beteiligten und des Unternehmens analysiert und umgesetzt werden. Bestandteil davon ist ebenfalls alle Beteiligten abzuholen und von dem Vorhaben ein neues System zu implementieren zu überzeugen, da diese im Alltag damit arbeiten werden. Dies kann durch beispielsweise Schulungen oder Workshops erfolgen. Es sollen Ängste und Hemmnisse durch Motivation und Überzeugung ersetzt werden. Zudem muss technisches Know-how aufgebaut werden, um das bestmögliche und optimale Ergebnis durch die Software erreichen zu können.  

Es ist zudem ratsam einen sogenannten Key-User zu bestimmen. Dessen Aufgabe ist es die Prozesse zu organisieren, den Überblick zu behalten und das Notwendige und sich stetig weiterentwickelnde Know-how an seine Kollegen weitergibt.

Teil dieser Planung ist zum einen die IST-Analyse, bei der die derzeitigen Prozesse analysiert werden. Des Weiteren die Potentialanalyse, bei der Potentiale aus der IST-Analyse aufgezeigt werden und die Soll-Konzeption, bei der analysiert wird wie die Prozesse aus der IST-Analyse zukünftig effizienter und optimierter funktionieren können und bei der die vorher erstellten Potenziale gehoben werden. Auf diesen Punkten aufbauen, kann die Software-Auswahl begonnen werden.

2. Generelle Anforderungen an das DMS System

Hier werden generelle Anforderungen an das Dokumentenmanagementsystem bestimmt, welche Funktionen und Workflows die Software in der Zukunft unterstützen soll, welche Ziele mit der Einführung erreicht werden sollen, sowie das Überprüfen, ob zukünftige Strategien in der Software abgedeckt werden. Fragen, die man sich hier stellt, sind beispielsweise

- Wie sollen Dokumente zukünftig strukturiert und geordnet werden, um ein optimales Ergebnis zu erhalten?

- Welche Funktionen/Workflows soll die Software in der Zukunft unterstützen?

- Etc.

3. Anforderungen in ein Lastenheft festhalten

Ein wichtiger Meilenstein bei der DMS-Auswahl sind die Ausschreibungsunterlagen. Diese werden anhand des vorher präzise definierten Unternehmensbildes erstellt. Sie haben das Ziel, dass die Anforderungen des Unternehmens klar definiert sind und der Anbieter sich damit ein schnelles Bild vom Unternehmen machen kann.

Ein Teil der Ausschreibungsunterlagen ist unter anderem der Anforderungskatalog, auch bekannt als Lastenheft. Er ist mit unter der wichtigste Teil. Denn mit der Definition der Anforderungen an das DMS, steht und fällt der Projekterfolg. Ein Anforderungskatalog, enthält eine detaillierte Funktions- und Prozessbeschreibung was von dem neuen DMS oder auch dem Anbieter erwartet wird. Die Prozessbeschreibung nimmt den wichtigsten Teil des Anforderungskatalogs ein. Hier werden die bereits vorher designten Soll-Prozesse inklusive Verantwortlichkeiten, Schnittstellen und Rollen beschrieben. Weitere Inhalte des Anforderungskatalogs:

- Funktionale Anforderungen können beispielsweise sein revisionssichere und GoBD-konforme Archivierung, Workflows, Datensicherheit und Dokumentenmanagement, Schnittstellen Skalierbarkeit und Systemarchitektur.

- Organisatorische Anforderungen können zum Beispiel sein: Strategische Ziele, Grundfunktionalitäten wie elektronische Dokumentenerstellung- und bearbeitung, Schriftgutverwaltung, Aufbau elektronischer Akten und so weiter.

4. Marktrecherche und Selektierung

Im nächsten Schritt erfolgt eine Marktrecherche. Hier werden alle passenden und am Markt agierenden DMS-Anbieter analysiert, bewertet und ausgewählt. Daraus ergibt sich die Ausschreibung, bei der die ausgewählten DMS-Anbieter angeschrieben und die vorher entworfenen Ausschreibungsunterlagen versendet werden.

5. Eingrenzung der Anbieter

Die Zahl der Anbieter, die in Betracht kommen reduziert sich so Stück für Stück. Es werden i.d.R zwei DMS- Anbieter ausgewählt, mit denen anschließend ein eintägiger Prozessworkshop stattfindet. In dem Workshop geht es darum, die Anbieter und deren Softwares genau kennen zu lernen und diese anhand Prozesse dargestellt zu bekommen. Die Anbieter arbeiten hierbei einen speziell auf das Unternehmen zugeschnittenen Workshopfahrplan ab, um so die im Lastenheft aufgezeigten Anforderungen zu zeigen. Dies soll die Entscheidungsfindung erleichtern und für ein so präzises Bild wie möglich sorgen.

6. Referenzbesuche

Es bietet sich immer an von Kunden des jeweiligen Anbieter Feedback und auch Erfahrungen einzuholen. Hierdurch können Gemeinsamkeiten und auch Einblicke in die Projekte gewonnen werden.

7. Vertragsverhandlung

Im letzten Schritt wird die Entscheidung für ein DMS gefällt. Hierfür wird dann die rechtliche Grundlage für die Software-Einführung designt, woraufhin dann Vertragsschluss und die Abnahme des Pflichtenhefts erfolgt.

 

 

Die DMS-Auswahl kann oftmals für Unsicherheit und Ratlosigkeit sorgen. Das ist normal und verstehen wir zu gut! Gerne unterstützen wir Sie bei der Wahl des richtigen Anbieters und entlasten Sie und Ihre Ressourcen damit.