Digitale Prozessoptimierung (DPA) für Medizone

Nicht nur wichtig, sondern lebenswichtig:
Die digitale Automatisierung der Wareneingangsprozesse eines Spezialisten für Pharma-Sourcing war nicht nur ein Projekt, sondern auch eine Mission.

Medizone ist ein hochspezialisiertes Unternehmen der Pharmabranche mit einem fokussierten Businessmodell: Die Beschaffung von Vergleichspräparaten für klinische Studien, Proben für die analytische Entwicklung, sowie für lebenserhaltende Medikamente und Notfallmedikationen, die im Zielland nicht zugelassen oder verfügbar sind. Nicht selten unterstützt Medizone auch Stiftungen oder NGOs, dringend benötigte Medikamente weltweit zu beschaffen. Die faktische Aufgabe „Optimierung der Wareneingangsprozesse“ bekommt hier eine völlig neue Verantwortung. Wie geschaffen für uns.

Unsere Kunden:

Medizone Germany GmbH

Pharmaindustrie

Gegründet 2004

Spezialist für Arzneimittelbeschaffung

ca. 15 Mitarbeiter

www.medizone.com

Unsere Leistungen

Automatisierung des Wareneingangsprozesses

Workflowsteuerung und Vereinfachung der Abläufe

Digitalisierung der Dokumentenablage

Standortübergreifender Einblick in Warenfluss

Zu unseren beraterischen Leistungen kommt der Wille, ein hochspezialisiertes Unternehmen in seinem wichtigen Beitrag für lebenswichtige Medikamente zukunftsfähig zu machen.

„Ein Unternehmen muss heute nicht groß sein, um weltweit zu agieren. Von Oberhaching aus agiert Medizone mit einem Team aus Spezialisten. Die DNA des Unternehmens wird dabei maßgeblich über den Wareneingang geprägt.“

Digitale Prozessautomatisierung funktioniert heute fast so einfach wie eine App

Jedes Unternehmen hat Prozesse, die einem ganz bestimmten Workflow folgen. Und viele dieser Prozesse lassen sich wiederum typischen Themen zuordnen: Zum Beispiel Finanzen, Vertrieb, Wareneingang, Materialwirtschaft oder Personalwesen. In den meisten Unternehmen sind solche Prozesse über Jahre gewachsen – und eingeschliffen. Aus unternehmerischer Sicht gibt es hier ein klares Interesse – typische, immer wiederkehrende Workflows sollten weitgehend automatisiert werden. Denn sie sind mit hohem Verwaltungsaufwand belegt und daher wenig wertschöpferisch. Aus Sicht von Unternehmen erscheinen Lösungen dazu aber sehr aufwendig und kompliziert, da von tiefen Eingriffen oder gar einem völligen Austausch der bestehenden IT ausgegangen wird. Doch dem ist nicht so.

Der Markt bietet nämlich genau dafür Lösungen, die man sich wie eine App vorstellen kann, die man in die bestehenden Systeme integrieren kann. „Low Code“ lautet hier das Schlagwort, welches umschreibt, das ein einfaches Integrieren ohne komplizierte Programmier-Eingriffe möglich ist. Zendigma ist neben der Beratung für ERP-Systeme auch im Bereich der DPA (Digitale Prozess Automatisierung) ein erfahrener Experte.

Aus Sicht von Unternehmen erscheinen Lösungen dazu aber sehr aufwendig und kompliziert, da von tiefen Eingriffen oder gar einem völligen Austausch der bestehenden IT ausgegangen wird. Doch dem ist nicht so.

Unter Good Distribution Practice (GDP) versteht man die Summe der Anforderungen bzw. Maßnahmen, die durch eine Kontrolle der Vertriebskette sicherstellt, dass die Qualität und Unversehrtheit von Arzneimitteln garantiert wird. Die Wareneingangsprüfung und Folgeprozesse haben deshalb eine zentrale Bedeutung.

Bei der Auswahl und Einführung von DPA-Lösungen beziehen die Beratungsexperten von Zendigma wichtige Themenkreise ein. Die ERP Beratung ist zwar der Kern, den wir gemeinsam mit dem Kunden bearbeiten, darüber hinaus beschäftigen wir uns aber auch mit unseren elementaren und einzigartigen Themenkreisen: Menschen in Ihrem Unternehmen, Ihrer Produktivität, Ihrem Geschäftsmodell, Ihrer Kundenbeziehung und Ihrem Fortschritt. Mit der Überzeugung, dass nicht nur technische Checklisten das beste individuelle System bestimmen, führt Zendigma methodisch, empathisch und unternehmerisch durch den gesamten Prozess bis zum Live-Betrieb.

Lager an Stammhaus, Stammhaus an Lager. Hallo? Hallo?

So vergleichsweise einfach wie die rein technische Integration eines entsprechenden Tools für die Prozessautomatisierung ist, so sorgfältig müssen die Prozesse in diesem Tool hinterlegt werden. Und vor diesem Hinterlegen, kommt das Verstehen.

In unserer Arbeit als spezialisierte Berater für DPA übernimmt Zendigma ein solches Projekt ganzheitlich von der Analyse der Prozesse, über das technische Prozess-Design bis zur funktionierenden Integration. Im Projekt für Medizone gehörte hierzu die Kompetenz und Bereitschaft, das Businessmodell von Medizone im Allgemeinen, und die hohe Bedeutung der Wareneingangsüberprüfung im Besonderen, ganz genau zu verstehen. Faktisch waren der hohe Kommunikationsaufwand und auch Kommunikationsprobleme zwischen dem Lager und dem Stammhaus die Herausforderung, die außerdem mit einem hohem papiergebundenen Dokumentationsaufwand verbunden war. Übergeordnet aber galt es zu verinnerlichen, dass es sich um empfindliche und nicht selten lebenswichtige Pharmaprodukte und Medikamente handelt, die nach sehr spezifischen Normen behandelt und bewegt werden müssen.

Technische Lösung powered by JobRouter®.
Neue Arbeitsqualität powered by Zendigma.

Die neue Lösung bildet den Wareneingangsprozess beginnend mit der Bestellung, über die Organisation des Transports, bis hin zur Freigabe der Ware in den frei verfügbaren Bestand ab. Auch das Handeln von Abweichungen in der Bestellung und von etwaigen Beschädigungen ist beinhaltet. Für diese neuen automatisierten Prozesse empfahl Zendigma eine Lösung von JobRouter®. Die Prozesse wurden optimiert und alle Arbeitsschritte übersichtlich und transparent in JobRouter® abgebildet. Eine solche betriebsbereite virtuelle Maschine wurde von ZENDIGMA in enger Abstimmung mit dem eigenen IT-Dienstleister eingebunden. Der Status der Vorgänge ist nun immer ersichtlich und die Archivierung der Dokumente passiert digital. Die Nutzerverwaltung erfolgt über das Active Directory. Die übersichtlich und intuitiv aufgebaute Benutzeroberfläche begeistert die Mitarbeiter – auch diejenigen, die mobil an einem Tablet arbeiten. Denn die Anwendung ist browserbasiert und damit flexibel und einfach. In der Geschäftsleitung herrscht nicht nur Freude über neue Effizienz und Sicherheit, sondern auch über mehr qualitativen Freiraum in der Mitarbeiterplanung: Die Kapazität eines ganzen Mitarbeiters wurde für den Einsatz an anderer Stelle gewonnen. Durch die effiziente Zusammenarbeit konnte das Projekt gemäß Zeit- und Budgetplan umgesetzt werden. Das Projektergebnis wurde am 25.05.2020 abgenommen und in Betrieb gesetzt.

Digitale Prozessautomatisierung funktioniert heute mit leicht in die bestehende IT-Landschaft integrierbaren Tools, die man wie eine App verstehen kann. Die Anwendungen sind sehr benutzerfreundlich, intuitiv und browserbasiert.  Zendigma greift in DPA-Projekten auf Lösungen von JobRouter® zurück.